مدارک لازم برای ثبت شرکت ها را می‌توان در دو دسته‌ی مدارک عمومی (که برای تاسیس شرکت‌های مختلف یکسان هستند) و مدارک اختصاصی (که بسته به موضوع فعالیت متفاوت است) قرار داد. البته باید توجه داشت که شیوه تنظیم رسمی مدارک عمومی با هم متفاوت است.
مدارک لازم برای ثبت شرکت ها را می‌توان در دو دسته‌ی مدارک عمومی (که برای تاسیس شرکت‌های مختلف یکسان هستند) و مدارک اختصاصی (که بسته به موضوع فعالیت متفاوت است) قرار داد. البته باید توجه داشت که شیوه تنظیم رسمی مدارک عمومی با هم متفاوت است.

مدارک شناسایی :
کارت ملی هوشمند و شناسنامه عکس‌دار به همراه کلیه توضیحات ضروری برای کلیه اعضا مهمترین مدارک برای تاسیس شخصیت حقوقی است.
همچنین، توجه داشته باشید که:
● ارائه کارت پایان خدمت یا معافیت سربازی برای ثبت شرکت ضروری نیست. ● اگر استعلام سابقه کیفری و سوء پیشینه لازم باشد، به صورت خودکار در سامانه ثبت شرکت ها و موسسات انجام خواهد شد. ● ارائه مدرک تحصیلی ضروری نیست؛ اما برای اخذ مجوز فعالیت در حوزه‌های تخصصی ممکن است لازم باشد. مثلا اگر قصد تاسیس شرکت مهندسی دارید و می‌خواهید در نام آن از کلماتی همچون “مهندسی” یا “مهندسان” استفاده کنید، ارائه مدارک تحصیلی معتبر و مرتبط ضروری است.

تقاضانامه :
تنظیم تقاضانامه ثبت شرکت برای دریافت اظهارنامه ضروری است. کارشناسان اداره ثبت اطلاعاتِ تقاضانامه ثبت‌شده را به دقت بررسی می‌کنند، و باقی مراحل ثبت شرکت طبق همین اظهارات پیش خواهد رفت.

اظهارنامه :
اظهارنامه ثبت شرکت از اوراق بهادار است که باید از اداره ثبت شرکت‌ها تهیه شود، و تمام بندهای آن را با دقت برای پیش‌برد مسیر تاسیس شرکت پر کرد.

اساس‌نامه :
اساس‌نامه رکن اصلی شرکت‌های سهامی خاص، سهامی عام، مختلط سهامی و تعاونی است (انواع شرکت‌ها در ادامه معرفی شده‌اند).
روابط شرکا با یکدیگر، حدود اختیارات، نحوه تقسیم سود، قوانین اداره مجموعه، نظارت بر عملکرد مدیران، رابطه با سهامداران و شرایط انحلال شرکت در این سند ثبت می‌شود. نام و موضوع شرکت، مدت زمان شرکت، مرکز اصلی آن، میزان سرمایه و سایر موارد مرتبط هم در این تفاهم‌نامه درج می‌شوند.
اساس‌نامه باید به دست کارشناس ثبت شرکت با توجه به نیازها و شرایط شرکت تنظیم شود، و تمام اعضا با امضای خود آن را تایید کنند. تغییر مندرجات آن هم منوط به برگزاری مجمع عمومی و تصمیم اکثریت شرکاست.

شرکت‌نامه : شرکت‌نامه رکن اساسی اصلی با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی و مختلط ‌غیر سهامی است. نام و نوع شرکت، مدت زمان و محل شرکت، میزان سرمایه، مشخصات مدیران و بازرسان آن، سهم شرکا، نحوه تقسیم سود و زیان، شرایط انحلال شرکت و … در این سند درج می‌شود؛ به علاوه هرنوع قرار بین اعضا برای مدیریت.
تنظیم و تکمیل شرکت‌نامه برای ثبت شرکت نیز مانند سایر اوراق مهم نیز باید با دقت و تسلط کامل انجام شود. در پایان، شرکت‌نامه توسط تمامی شرکا تایید و امضا می‌شود.

صورت‌جلسه هیات‌ مدیره :
تصمیمات هیات‌ مدیره باید در قالب صورت‌جلسه تنظیم، و به اداره ثبت شرکت ها تسلیم شود. در واقع این برگه خلاصه مذاکرات و تصمیمات نهایی هیات‌ مدیره را شامل می‌شود. توجه داشته باشید که برای رسمیت یافتن این جلسات، حداقل نیمی از اعضا باید در آن حضور داشته باشند.
نکات مهم تنظیم این سند عبارت‌اند از:
● ثبت دقیق تاریخ برگزاری شامل ساعت آغاز و پایان
● انسجام مطالب و ارتباط موضوعات

اقرارنامه :
اقرارنامه یک مدرک مجزا برای ثبت شرکت نیست؛ و در اصل بندی است که در متن صورت‌جلسه شرکت‌های مسئولیت محدود و سهامی خاص درج می‌شود. پس از مشخص شدن اعضای هیات مدیره و انتخاب مدیرها، این متن نوشته می‌شود و توسط همه آنها امضا می‌شود. نمونه متن اقرارنامه را در ادامه می‌بینید:
«تمام اعضای هیات‌ مدیره و بازرسان اقرار می‌کنند که دارای سوء پیشینه کیفری نیستند و مشمول ممنوعیت‌های مندرج در اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و 126 و 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی‌شوند.»
امضای این سند به معنای نداشتن هیچ‌گونه نسبت خانوادگی بازرسان با مدیران شرکت و عدم دریافت حقوق از آنها هم است.

گواهی تامین سرمایه شرکت :
گواهی دارایی شرکت‌ها از دیگر مدارک لازم برای ثبت آنهاست، که با استعلام از بانک تهیه می‌شود. میزان سپرده بانکی مدنظر باید با سرمایه اعلام‌شده منطبق باشد.

تقویم‌نامه :
تقویم کردن به معنی قیمت‌گذاری آورده‌های غیر نقدی اعضای شرکت توسط کارشناسان دادگستری در حضور شرکاست. سند حاصل از اینکار تقویم‌نامه نام دارد و برای تاسیس شرکت ضروری‌ست.

مجوز فعالیت :
مجوز فعالیت می‌تواند جواز تاسیس، پروانه بهره‌برداری، پروانه ساخت، جواز کسب یا هر گواهی فعالیت صادرشده از نهادهای قانونی باشد. این مدرک برای ثبت شرکت‌هایی الزامی است که موضوع فعالیت آنها به مجوزِ مراجع ذی‌صلاح احتیاج دارد.

کارت بازرگانی :
ارائه کارت بازرگانی برای ثبت شرکت‌های بازرگانی و فعالیت در زمینه واردات و صادرات ضروری است.

وکالت‌نامه و قیم‌نامه :
اگر وکیل یا قیم قانونی اشخاص در فرایند ثبت شرکت حضور داشته باشد، ارائه اصل و کپی این دو مدرک هم الزامی است.

آگهی روزنامه رسمی :
به عنوان یک سند دولتی، روزنامه رسمی مرجع قانونی انتشار تمام آگهی‌های حقوقی در کشور است. این روزنامه متعلق به قوه قضائیه، و مهم‌ترین وظیفه آن انتشار آگهی‌ ثبت شرکت و تغییرات آن است.
هدف درج آگهی تاسیس شرکت در روزنامه رسمی، اعلام آغاز فعالیت آن به صورت رسمی است.

آگهی روزنامه کثیرالانتشار :
انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار جهت اطلاع‌رسانی عمومی شرکت‌های تازه‌تاسیس است. برای درج آگهی ثبت شرکت در این روزنامه‌ها به شناسه ملی شرکت احتیاج است.

مراحل ثبت شرکت در ایران از شهری به شهر دیگر کاملا یکسان است، که بالاتر مراحل آن ذکر شد. توضیحات دقیق‌تر هر گام را در ادامه ملاحظه می‌کنید:
یک. نام‌گذاری شرکت :
روند نام‌گذاری شرکت معمولا با پیشنهاد پنج نام از سوی اعضا به کارشناس ثبت شرکت آغاز می‌شود. این نام‌ها به ترتیب اولویت بررسی و استعلام شده، و نام نهایی از میان آنها انتخاب می‌شود.
توضیحات کامل قواعد نام‌گذاری شرکت در «دستورالعمل اجرایی تعیین نام اشخاص حقوقی» موجود است. مثلا این نام نباید تکراری، گمراه‌کننده، غیر فارسی، معادل نام افراد مشهور، فاقد معنا یا دارای اعداد باشد (مگر آن که به صورت حروفی ثبت شود). همچنین، باید توجه داشت که:
● نام شرکت را نمی‎توان به دیگری واگذار کرد. ● نام انتخاب‌شده برای اشخاص حقوقی به مدت سه ماه رزرو می‌شود. اگر مراحل ثبت شرکت را در این بازه پیش نروند، شخص دیگری می‌تواند از آن نام استفاده کند. این اعتبار برای شرکت‎های سهامی عام شش ماه از تاریخ تشکیل مجمع عمومی موسس است.
توجه: برای اینکه ببینید نام مدنظر قبلا انتخاب شده است یا خیر، به وب‌سایت www.ilenc.ir مراجعه کنید.

دو. انتخاب موضوع فعالیت شرکت :
موضوعات فعالیت شرکت‌ها در 27 جدول تنظیم شده و در اختیار متقاضیان قرار گرفته‌ است. فرآیند انتخاب این موضوع با نظر تمامی اعضا انجام می‌شود و دامنه فعالیت شرکت را مشخص می‌کند. برخی از نکات انتخاب موضوع فعالیت شرکت عبارت هستند از:
● موضوع فعالیت باید صریح باشد.
● در تعیین موضوع فعالیت نمی‌توان از عباراتی مانند «هر گونه فعالیت مجاز» استفاده کرد.
● ثبت موضوع فعالیت شرکت در اداره ثبت شرکت ها به معنای اخذ مجوز و صدور پروانه فعالیت نیست؛ برای اخذ این مجوزها باید به مراجع مرتبط با کسب و کار رجوع کرد.

سه. انتخاب نوع شرکت :
در قانون تجارت جمهوری اسلامی ایران، هفت نوع شرکت تجاری تعریف شده است:
● شرکت سهامی (خاص و عام)
● شرکت با مسئولیت محدود
● شرکت تضامنی
● شرکت نسبی
● شرکت مختلط سهامی
● شرکت مختلط غیر سهامی
● شرکت تعاونی تولید و مصرف
انتخاب نوع شرکت به زمینه فعالیت، ماهیت کار و اهداف بستگی دارد. وگرنه طبق قانون می‌توان هر نوع شرکتی را در هر نقطه از کشور تاسیس کرد. طبق آمار ثبت شرکت‌ها، شرکت‌های با مسئولیت محدود و سهامی خاص بیشترین متقاضی را دارند، که به ساده بودن شرایط ثبت آنها برمی‌گردد: دو شریک و صد هزار تومان سرمایه. اما ثبت شرکت‌های دیگر به سرمایه و اعضای بیشتری احتیاج دارد.

شرکت سهامی خاص :
● قابل تاسیس با حداقل پنج عضو
● وجهه بهتر نسبت به شرکت با مسئولیت محدود
● مناسب برای شرکت در مناقصات و مزایدات
● حداقل سرمایه یک میلیون ریال
سهام شرکت سهامی خاص در بورس اوراق بهادار قابل عرضه نیست، اما مردم می‌توانند را بین خود خرید و فروش کنند. این شرکت‌ها محدودیتی در زمینه فعالیت خود ندارند، و می‌توانند در هر حوزه‌ای کار کنند. برای ثبت شرکت سهامی خاص حضور حداقل پنج نفر ضروری‌ست: سه نفر به عنوان سهامدار (که اعضای هیات مدیره هم محسوب می‌شوند؛ یکی مدیر عامل، نفر دیگر رئیس هیات مدیره و دیگری عضو هیات مدیره است) و دو نفر به عنوان بازرس. مسئولیت هریک از شرکا نیز تنها به میزان سرمایه آنهاست.
حداقل سرمایه برای تاسیس این شرکت‌ها طبق عرف یک میلیون ریال است؛ و تنها لازم است 35% آن را برای شروع کار تامین کرد. می‌گوییم طبق عرف، چون حداقل سرمایه برای تاسیس شرکت محدودیتی ندارد. در واقع باید با 35% سرمایه به نام شرکت حسابی باز کرد. این سرمایه تا پس از نهایی شدن ثبت در بانک بلوکه می‌شود.

شرکت سهامی عام :
● نیاز به مجوز از بورس و بانک مرکزی
● دارای سهام قابل خرید توسط عموم مردم
● مناسب کارخانه‌ها و صنایع بزرگ
● حداقل سرمایه پنج میلیون ریال
شرکت سهامی عام شرکتی است که حداقل پنج موسس آن، قسمتی از سرمایه را از طریق فروش سهام به عموم مردم تامین می‌کنند. البته آنها ابتدا باید 20% سرمایه را خود تعهد کنند، و دست کم 35% مبلغ تعهدشده را در حسابی به نام شرکت بسپارند.
در حال حاضر، حداقل سرمایه شرکت سهامی عام پنج میلیون ریال است. و پس از نهایی شدن ثبت شرکت، سهام آن در بورس داد و ستد می‌شود.

شرکت با مسئولیت محدود :
● عمومی‌ترین نوع شرکت
● قابل تاسیس با حداقل دو عضو
● مسئولیت بدهی‌ها تا سقف میزان سرمایه شرکت
● مناسب برای شرکت‌های بازرگانی
● حداقل سرمایه یک میلیون ریال
شرکت با مسئولیت محدود از رایج‌ترین شرکت‌هاست، که بین حداقل دو نفر برای انجام صرفا امور تجاری تشکیل می‌شود. این شرکت‌ها را می‌توان با حداقل سرمایه یک میلیون ریال تاسیس کرد، اما امکان انتشار اوراق سهام ندارد. از آنجا که شرکا تنها به اندازه سرمایه خود مسئول پرداخت بدهی‌های احتمالی هستند، می‌توان از اموال شخصی هنگام ورشکستگی حفاظت کرد.

شرکت تضامنی :
● قابل تاسیس با نام اعضا و حداقل دو نفر
● مسئولیت بدهی‌ها بر عهده تمامی اعضا
● مناسب صرافی‌ها
● حداقل سرمایه یک میلیون ریال
هر گاه دو یا چندنفر بخواهند فعالیت‌های تجاری خود را تحت نامی مشترک پیش ببرند، ثبت شرکت تضامنی ساده‌ترین شکل شراکت قانونی است. حداقل تعداد شرکا در شرکت‌های تضامنی دو نفر است، که یکی از آنها یا شخصی خارج از مجموعه باید به عنوان مدیر انتخاب شود.
در این شرکت‌ها مسئولیت پرداخت قرض‌های احتمالی بر عهده تمام شرکاست. در صورت ورشکستگی، اعضا نمی‌توانند با استناد به اینکه قرض‌ها از سهم آنها بیشتر است، از پرداخت آنها معاف شوند.
به همین خاطر، این شرکت بیشتر بین اعضای خانواده یا دوستان تاسیس می‌شود. نام شرکت هم باید دربردارنده اسامی تمام شرکا یا یکی از شرکا و عباراتی مانند «و برادران» یا «و شرکا» باشد.

شرکت نسبی:
● قابل تاسیس با حداقل دو نفر
● مانند شرکت تضامنی دارای نامی خاص
● مسئولیت اعضا در قبال بدهی‌ها به نسبت آورده‌شان
● حداقل سرمایه یک میلیون ریال
با تاسیس شرکت نسبی می‌توان از امتیازات شرکت‌های با مسئولیت محدود و تضامنی بهره برد. ثبت شرکت در ایران با این نوع بیشتر برای جلب اعتماد مشتری است؛ چون شرکا در قبال پرداخت بدهی‌ها به نسبت آورده‌شان مسئول هستند. دو شریک می‌توانند این نوع شرکت را تاسیس، و مدیر شرکت را از بین خود یا خارج از مجموعه انتخاب کنند. برای این شرکت‌ها هم ذکر نام حداقل یکی از اعضا با عباراتی مانند «و برادران» یا «و شرکا» ضروری است. حداقل سرمایه برای تاسیس شرکت نسبی یک میلیون ریال است؛ و امکان انتشار سهام برای آنها وجود ندارد.

شرکت مختلط سهامی:
● قابل تاسیس با حداقل سه نفر
● شامل امتیازات شرکت‌های سهامی و تضامنی
● حداقل سرمایه یک میلیون ریال
با تاسیس شرکت مختلط سهامی می‌توان از امتیازات شرکت‌های سهامی و تضامنی استفاده کرد. بنابراین، تاسیس شرکت‌های مختلط سهامی منوط به وجود دو گروه از شرکاست:
1. شرکای سهامی، که به طور مساوی سرمایه‌گذاری کرده و مسئولیت آنها به به میزان آورده‌شان است. آنها همچنین حق انتخاب بازرسان را دارند.
2. شرکای ضامن، که آورده آنها به صورت سهام درنیامده و مسئول تمام ضررهای احتمالی هستند. آنها همچنین حق انتخاب مدیران را دارند.
ثبت این شرکت‌ها بیشتر هنگامی انجام می‌شود که فرد به سرمایه اولیه احتیاج داشته باشد. این فرد سهامی منتشر می‌کند که دارنده آن در تمام منافع آن تجارت شریک است، و مسئولیتی را نیز در این زمینه به عهده می‌گیرد.
شرکت مختلط سهامی به حداقل سه عضو احتیاج دارد که یکی از آنها باید مدیر شرکت باشد. حداقل سرمایه نیز یک میلیون ریال است که تامین 35% آن در آغاز کفایت می‌کند.

شرکت مختلط غیر سهامی:
● قابل تاسیس با حداقل دو نفر
● شامل امتیازات شرکت‌های مسئولیت محدود و تضامنی
● حداقل سرمایه یک میلیون ریال
تاسیس شرکت نسبی هم به معنای بهره‌مندی از امتیازات هردو شرکت با مسئولیت محدود و تضامنی است. این شرکت‌ها‌ بین دو گروه از شرکا شکل می‌گیرند:
1. چند شریک با مسئولیت محدود، که مسئولیت آنها به میزان آورده هریک است. حق نظارت بر عملکرد مدیران نیز در اختیار آنهاست.
2. چند شریک ضامن بدون انتشار سهام، که مسئول تمام قرض‌های احتمالی علاوه بر دارایی‌های مجموعه هستند. انتخاب مدیران نیز در اختیار آنهاست.
این نوع شرکت‌ها بیشتر وقتی تاسیس می‌شوند که فرد برای فعالیت‌های مستقل کارآفرینی به سرمایه اولیه احتیاج داشته باشد. به همین خاطر، سرمایه‌گذارانی پیدا می‌کند که در منافع مجموعه شریک ‌شوند.
حداقل تعداد شرکا برای تاسیس شرکت مختلط غیر سهامی دو نفر، و حداقل سرمایه برای اینکار یک میلیون ریال است. شرکای ضامن باید سرمایه نقدی را تماما تامین کنند، اما شرکای با مسئولیت محدود می‌توانند بخشی را بپردازند و برای پرداخت باقی‌مانده صرفا متعهد شوند.

شرکت تعاونی تولید و مصرف:
● قابل تاسیس با حداقل هفت نفر
● جهت ثبت مجامع و اتحادیه‌ها
● مناسب اتحادیه های روستایی، کشاورزی و …
● حداقل سرمایه صد میلیون ریال
شرکت‌های تعاونی معمولا بین اعضای یک صنف یا چندآشنا با منافع مشترک تاسیس می‌شود. تامین اجناس مصرفی زندگی از اهداف مهم این نوع شرکت‌هاست، که در دو دسته تولید و توزیع قرار می‌گیرند:
● شرکت‌های تعاونی‌های تولید بیشتر در زمینه کشاورزی، دامداری و دامپروری، پرورش و صید ماهی، شیلات، معدن، صنعت و ساخت‌وساز در شهرها و روستاها فعالیت می‌کنند.
● شرکت‌های تعاونی توزیع بیشتر در زمینه تهیه کالا و خدمات مورد نیاز اعضا فعالیت می‌کنند.
حداقل تعداد شرکا برای ثبت شرکت تعاونی تولید و مصرف هفت نفر است، پنج نفر اعضا دو نفر بازرس، که دو سوم آنها باید در حرفه مشخص‌شده در موضوع شرکت مشغول باشند.
حداقل سرمایه برای تاسیس این شرکت‌ها صد میلیون ریال است؛ و هرچند تمام اعضا سرمایه یکسانی نداشته باشند، اما ارزش رای آنها در تصمیم‌گیری‌ها برابر است.

چهار: تکمیل مدارک ثبت شرکت:
پس از تشکیل جلسه و انتخاب هیئت‌مدیره و مدیرعامل، تصویب اساس‌نامه و شرکت‌نامه، تنظیم صورت‌جلسات و … کلیه مدارکی که بالاتر ذکر شدند بایستی تهیه و تنظیم شوند، به علاوه مواردی که بسته به ماهیت مجموعه متفاوت‌اند.
این مرحله از ثبت شرکت به دانش و تجربه احتیاج مبرمی دارد، و توصیه می‌شود که از کارشناسان حقوقی برای آن کمک گرفت.

پنج: مراجعه به سامانه ثبت شرکت ها:
پس از تکمیل و بازبینی مدارک، باید به سایت ثبت شرکت ها به نشانی https://irsherkat.ssaa.ir جهت ورود اطلاعات و بارگذاری مدارک مراجعه کرد.
مراحل “درخواست به ثبت تاسیس شرکت یا موسسه غیر تجاری” عبارت‌اند از:
1. وارد کردن اطلاعات متقاضی؛ نام شخصی که متقاضی تاسیس شرکت است
2. وارد کردن نام و اطلاعات شخص حقوقی؛ درج پنج نام انتخابی با اولویت یک تا پنج برای شرکت
3. وارد کردن زمینه‌های فعالیت؛ یا همان موضوع فعالیت شرکت با جزئیات مربوط به آن
4. وارد کردن اطلاعات مرکز اصلی؛ شامل مشخصات پستی شرکت
5. وارد کردن سرمایه شخص حقوقی؛ مشخص کردن اطلاعات مربوط به سرمایه مانند سرمایه نقدی یا غیر نقدی یا سهام بانام و بی‌نام
6. وارد کردن اشخاص؛ منظور از اشخاص، افرای هستند که در شرکت سمتی دارند
7. وارد کردن سهام/سرمایه اشخاص؛ اطلاعات مربوط به سهام و سرمایه شخص
8. وارد کردن ارتباط بین اشخاص؛ اطلاعات نمایندگان قانونی
9. وارد کردن شعب؛ اگر شرکت به تاسیس شعبه احتیاج داشته باشد، اطلاعات آن اینجا وارد می‎شود
10. وارد کردن سمت‌ها در شعب: مشخص شدن سمت و مدت تصدی در شعبه برای افرادی که قبلا در بخش “اشخاص” وارد شدند
11. روزنامه؛ اطلاعات سال مالی شرکت و همچنین اطلاعات روزنامه شرکت
12. وارد کردن اظهارنامه/ تقاضانامه: متن اظهارنامه یا تقاضانامه شرکت که می‌توان آن را تایپ، یا از متون موجود در سیستم استفاده کرد
13. وارد کردن اساسنامه: متن اساسنامه شرکت که می‌توان آن را تایپ، یا از متون موجود در سیستم استفاده کرد
14. وارد کردن شرکت‌نامه؛ متن شرکت‌نامه شرکت که می‌توان آن را تایپ، یا از متون موجود در سیستم استفاده کرد.
15. مدارک؛ در آخر با توجه به نوع شرکت، مدارک قابل ارائه به صورت خودکار نشان داده می‌شوند. با زدن تیک «تایید مدارک مورد نیاز» متقاضی تایید می‌کند که مدارک لازم را مطالعه کرده و نسبت به تهیه و ارائه آنها اقدام می‌کند.

شش. ارسال مدارک ثبت شرکت از طریق پست:
پس از طی کردن مراحل ثبت شرکت در سامانه مربوطه و اخذ تاییدیه پذیرش، باید نسخه‌های اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمیمه‌های آنها را امضا، و از طریق باجه‌های پست به صورت سفارشی به آدرس مشخص‌شده در تاییدیه ارسال کرد.
پس از ارسال مدارک تقاضای ثبت شرکت، وضعیت پرونده می‌تواند به یکی از این سه حالت دربیاید:
● رد پرونده
● نقص پرونده
● صدور آگهی

هفت. حضور در اداره ثبت:
پس از تسلیم درخواست ثبت شرکت در دونسخه با ضمیمه‌ها به متصدی، یک نسخه در پرونده ضبط شده و مندرجات آن را دفتر مخصوص ثبت شرکت ها ثبت می‌شود. متصدی نسخه دوم را با قید تاریخ و شماره ثبت پس از امضا و مهر به متقاضی ارائه کرده تا و صاحبان امضا مجاز دفتر مخصوص را امضا می‌کنند.
ثبت در دفتر یادشده مانند ثبت سند در دفترخانه اسناد رسمی است؛ زیرا به موجب ماده 5 اصلاح آیین‌نامه ثبت شرکت ها، اداره ثبت شرکت ها در تهران و شهرستان‌ها در ثبت شرکت‎نامه قائم‌مقام دفترخانه‌های رسمی هستند.

هشت. پرداخت هزینه‌ها:
در هرکدام از مراحل ثبت شرکت باید مبالغی را به حساب‌های گوناگون واریز کرد (در بخش بعد ریز هزینه ثبت شرکت را مرور کرده‌ایم). سامانه‌ای که به متقاضی اجازه دهد تمام این پرداختی‌ها را به صورت یک‎جا انجام دهد، می‌تواند فرآیند اینکار را بسیار ساده‌سازی کند.
سامانه هوشمند ثبت شرکت «آسان‌ثبت» با فراهم کردن امکان پرداخت یکپارچه تمامی این هزینه‌ها گامی مهم در این مسیر در ایران برداشته است. رسید تمام مبالغ پرداختی نیز به طور مجزا و دقیق در اختیار متقاضیان قرار می‌گیرد.

نه. درج آگهی نهایی کردن ثبت شرکت:
پس از ارسال مدارک باید منتظر تایید بازرسان اداره ثبت شرکت ها ماند. پس از بررسی دقیق توسط آنها آنها و رفع نواقص احتمالی، گواهی آگهی شرکت صادر می‌شود. ثبت شرکت با درج آگهی در روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران و انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار نهایی می‌شود.